Incasso

Het is vervelend wanneer een vereniging van eigenaren te maken krijgt met een incassozaak. Een eigenaar die zijn voorschotbijdrage niet wil of kan betalen, geven besturen en beheerder vaak veel werk. Onderstaand een opsomming van hoe Mira VvE-Beheer in dit soort situaties te werk gaat. Daarnaast wordt de rol van het bestuur hierin belicht. Allereerst beschrijven we de situatie van een eigenaar die niet kan betalen. Onderaan dit document wordt ingegaan op mogelijke verweren van eigenaren die niet willen betalen. De situatie wordt in chronologische volgorde belicht. 

De eerste drie brieven

Nadat een eigenaar een maand achterstand heeft, wordt het bestuur door Mira VvE-Beheer ingelicht en gevraagd of de eigenaar dient te worden aangeschreven. Uiteraard kan dit ook een standaard procedure zijn, maar doel is hier dat het bestuur de mogelijkheid verkrijgt om zelf contact op te nemen met de eigenaar en de reden te vernemen. Mocht uiteindelijk blijken dat dit geen soelaas biedt, zal Mira VvE-Beheer de eigenaar aanschrijven. Dit betekent dan ook dat de eigenaar vanaf dat moment alleen nog maar Mira VvE-Beheer als aanspreekpunt heeft. Als er aan het eerste verzoek geen gevolg wordt gegeven, volgt een tweede meer dringende aanschrijving. Vanaf dat moment wordt ook de in de splitsingsakte genoemde wettelijke rente in rekening gebracht die meestal minimaal € 50,00 bedraagt. Mocht ook hier geen gevolg aan gegeven worden, dan volgt een ingebrekestelling. Vanaf dat moment worden serieus kosten gemaakt. Een aangetekende brief dient te worden opgemaakt en er mogen incassokosten in rekening worden gebracht die Mira VvE-Beheer toekomen. Gemiddeld bedragen deze kosten 15%, echter hanteert Mira VvE-Beheer het tarief dat overeenkomt met het Rapport Voorwerk II. Wanneer ook hier geen gevolg aan gegeven wordt, is er geen andere keuze dan middels de juridische weg te gaan invorderen. 

De bank

In deze fase zal eerst kadastrale recherche worden gepleegd om na te gaan wie de eerste hypotheekhouder is van het betreffende appartement. Dit is zeg maar de bank die de hypothecaire financiering geregeld heeft voor de betreffende eigenaar. Reden hiervoor is dat de bank een belangrijke partij gaat worden in het verdere verloop van de procedure (zie verderop) en reeds nu op de hoogte gesteld wordt van het voornemen van de vereniging van eigenaren om te gaan dagvaarden. Doorgaans volgen drie mogelijke antwoorden van de bank:

• Bij de bank zijn ook problemen en de bank neemt de procedure over. Dit betekent dat de bank gebruik gaat maken van haar executierecht zoals in de hypotheekakte is afgesproken.

• Bij de bank zijn al dan niet problemen en gaat bemiddelen. Doorgaans wordt een redelijke termijn gegeven door de vereniging.

• De bank geeft aan niets te kunnen doen aangezien daar geen problemen zijn. Zij nemen kennis van genoemd voornemen. 

Uit handen geven ?

Mira VvE-Beheer heeft afspraken met een advocaat waarbij alle juridische procedures worden afgehandeld. Er zijn uitzonderingen, namelijk bij lage vorderingen. Gezien de kosten zal Mira VvE-Beheer dergelijke procedures zelf afhandelen. Er zijn prijsafspraken gemaakt met de advocaat waarbij verenigingen van eigenaren prijsvoordelen kunnen behalen op het moment dat niet alle kosten worden vergoed. Doorgaans is dit echter wel de situatie. Bij het uit handen geven zal Mira VvE-Beheer instructiekosten rekenen aan de vereniging tegen het normale uurtarief. Dit zijn kosten die een enkele individuele eigenaar toe te rekenen zijn en buiten de beheerovereenkomst vallen. 

De procedure

Er wordt uitgegaan van een normaal procesverloop middels de advocaat en dat de bank verder geen bemiddeling start. In overleg met Mira VvE-Beheer zal de dagvaarding worden opgesteld en worden kopieën van de correspondentie tot dat moment, ook die van de eigenaar, bijgevoegd. De eigenaar zal de dagvaarding middels een deurwaarder ontvangen waarbij deze de mogelijkheid krijgt te reageren. Reageert de eigenaar niet voor de periode die daarvoor staat, dan volgt een zogenaamde verstekvonnis. Daarmee is de zaak eerst afgehandeld, alleen heeft de eigenaar wel het recht om verzet aan te tekenen. Dit betekent dat de procedure weer door de eigenaar kan worden opgestart. In de praktijk komt dit zelden voor. Mocht de eigenaar wel reageren dan voert deze verweer. Het is vervolgens aan de rechter om te bepalen hoe de procedure verder verloopt. Hij kan een comparitie van partijen gelasten waarbij partijen kort gezegd worden uitgenodigd om hun standpunten mondeling kenbaar te maken, of hij verzoekt nogmaals een schriftelijke ronde te doen. De vereniging zal dan het verweer moeten weerleggen (repliceren), waarop de eigenaar daar weer op mag reageren (dupliceren). De rechter kan dan alsnog een comparitie gelasten, maar meestal zal deze na vier weken een uitspraak doen. Het is gebruikelijk voor een comparitie dat er comparitie-aantekeningen gemaakt worden. Dit gebeurt meestal door Mira VvE-Beheer onder de eindredactie van de advocaat. Hiervoor wordt een normaal tarief in rekening gebracht. 

Het vonnis

Op het moment dat een vonnis volgt, is deze “bij voorraad” uitvoerbaar. Dit betekent dat het vonnis direct uitvoerbaar is ondanks de mogelijkheden van een hoger beroep. Dit hoger beroep kan alleen bij het Gerechtshof ingesteld worden voor vorderingen die hoger liggen dan € 1.750,00. Gezien de kosten die dit met zich meebrengt, gebeurt dit zelden. Ervan uitgaande dat de vordering van de vereniging door de rechter is toegewezen, zal de advocaat nog eenmaal het verzoek doen aan de eigenaar om dat, waartoe de eigenaar is veroordeeld, te voldoen. Er volgt na een week meestal een rappel. Mocht hier geen gevolg aan worden gegeven, zal het in het vonnis gevorderde ter executie voorgelegd worden aan de deurwaarder. 

De deurwaarder

De opdracht van de advocaat aan de deurwaarder is om bot gezegd het appartement te veilen. De reden hiervoor is dat de vereniging van eigenaren op grond van artikel 3:286 BW preferent schuldeiser is voor schulden die zijn ontstaan in het huidige en voorafgaande boekjaar. Zoals de volgorde in de wet is aangegeven, komt de vereniging dan voor de Belastingdienst en overige schuldeisers. Er is echter één uitzondering, en dat is de eerste hypotheekhouder zijnde de bank van de eigenaar. Dit betekent dat het nimmer in het belang is van de vereniging om een betalingsregeling aan te gaan, ergo, door de mogelijke duur van een dergelijke regeling, maakt dat daarmee de preferente positie verloren raakt. Verder is het doel van de vereniging niet om betalingsregelingen aan te gaan; daar zijn juist banken voor. Tenslotte kan aangegeven worden dat het bestuur, beheerder en de leden niet bevoegd zijn voor het aangaan van een regeling. Naast voorgaande heeft de vereniging van eigenaren nog een sterke troef in handen en dat is dat zij achterstanden middels een executie kan “verhalen” op de koper. In de praktijk komt het er dan op neer dat dit ten koste gaat van de koopprijs. Verder krijgt de vereniging nu serieus te maken met de bank van de eigenaar. De bank is namelijk ook preferent schuldeiser en gaat voor de vereniging van eigenaren. Dit betekent dat de vereniging toestemming van de bank moet verkrijgen voor executie van het appartement. Deze toestemming volgt zelden aangezien de kans reëel aanwezig is dat het appartement met verlies wordt verkocht. De bank heeft dan de mogelijkheid om de executie over te nemen en de procedure in eigen hand te houden.
 Wat de deurwaarder na het verkrijgen van de opdracht en het vonnis dan ook als eerste gaat doen, is beslag leggen op het appartement. Dit betekent dat zonder toestemming van de vereniging het appartement niet meer verkocht kan worden. Direct daarna wordt de eerste hypotheekhouder aangeschreven en gevraagd of er geveild mag worden. Zoals gesteld, neemt de bank de executie over en zal er “onderhandeld” worden over het verkooptraject. Het kan zijn dat de vereniging door de bank schadeloos gesteld wordt en dat termijnen voor executie of vrijwillige verkoop gesteld worden (is altijd kort). Ook bestaat de mogelijkheid dat de bank in het geheel niets wil. In dat laatste geval resteert de vereniging niets anders dan een zogenaamde artikel 545 Rv. verzoekschriftprocedure op te starten. In deze procedure bepaalt de rechter binnen welke periode de bank dient te executeren. Aangezien in dit soort disputen tussen de banken en de verenigingen van eigenaren een uitspraak is geweest (december 2008) van de Rechtbank Arnhem laten banken het meestal niet zover komen. 

Executie

Uiteindelijk zal of de bank of de deurwaarder die door de vereniging is ingeschakeld het appartement laten executeren (veilen) door een plaatselijke deurwaarder. Mira VvE-Beheer komt namens het bestuur van de vereniging in dit traject nadrukkelijk in beeld aangezien zij de achterstanden dient door te geven aan de notaris. Deze achterstanden worden vervolgens opgenomen in de veilingvoorwaarden. Uiteraard worden alle kosten, dus ook die van de vereniging (zie hier) verhaald. Het is dan even schrikken hoeveel achterstanden er inmiddels bestaan. Meestal zes weken daarna volgt de veiling en is het aan de bank om te bepalen of deze veiling nog wordt overgedaan. Het kan zijn dat het appartement te weinig oplevert zodat een nieuwe poging wordt gewaagd. Uiteindelijk zal vaak binnen twee veilingen de toestemming volgen (de gunning) en zal het appartement binnen zes weken worden getransporteerd en de achterstanden inclusief alle kosten aan de vereniging worden voldaan. Al met al heeft de procedure gemiddeld tien maanden in beslag genomen en bestaat het dossier uit een halve ordner. 

Niet willen betalen

Het kan voorkomen dat eigenaren niet willen betalen om diverse redenen. Van belang is dat ze misschien niet kunnen betalen, maar redenen aanvoeren om het ook niet te willen. In de praktijk van Mira VvE-Beheer hebben wij meerdere dossiers waarbij eigenaren aangeven dat het allemaal “niet deugt” binnen de vereniging. Kennelijk wordt de eigenaar op een achterstand aangesproken. Ook wordt verwezen naar situaties die reeds langere tijd (soms tien jaar) lopen. Verder valt op dat eigenaren kennelijk als verweer zien dat de vereniging verplicht is een betalingsregeling of een term de grace (uitstel betalingstermijn middels een regeling) aan te gaan. Verder denken eigenaren dat bij leegstand zij maar een deel van de voorschotbijdragen hoeven te voldoen. Onderstaand een samenvatting hoe de rechter in deze situaties heeft geoordeeld:
 
• Als het “niet deugt” binnen de vereniging zal het verweer van de vereniging doorgaans zijn dat de eigenaar zijn probleem niet besproken heeft in de vergadering van eigenaren. Diezelfde vergadering heeft echter wel de begroting vastgesteld voor het betreffende boekjaar waarmee vaak deze eigenaar geen bezwaar heeft gemaakt. De rechter passeert vervolgens alle verweren. Wanneer deze bezwaren wel zijn ingesteld, dient een eigenaar te allen tijde medewerking te verlenen aan vergaderbesluiten, wanneer deze niet een verzoekschrift tot vernietiging van besluiten ex art. 5:130 BW heeft ingesteld, dan wel nietigheid van besluiten ex art. 2:14, 2:15, BW, heeft ingeroepen.
 
• Zaken die anderen en het verleden aangaan zoals buren, makelaars ten tijde van de aankoop, vorige besturen, oude boekjaren e.d. worden altijd gepasseerd door de rechter.
 
• Een term de grace betreft meestal huursituaties. Een vereniging van eigenaren heeft middels de appartementswetgeving en de splitsingsakte haar eigen regels.
 
• De rechter erkent de preferente schuldpositie van de vereniging.
 
• Er zijn splitsingsaktes waarbij de wettelijke rente door de vergadering mag worden vastgesteld. De in de vordering begrepen rente wordt altijd toegewezen.
 
• Mensen die een betalingsregeling wensen, dienen deze eerst zelf voor te leggen aan de vergadering van eigenaren. Dat dit in de praktijk niet meer uitvoerbaar is, immers de procedure is al in volle gang, is een probleem van de eigenaar.

• De rechter wijst vrijwel alle door de vereniging gevorderde buitengerechtelijke kosten af. Dit is ook de reden dat Mira VvE-Beheer zo weinig mogelijk moeite stopt om eigenaren buiten de procedure om tot betaling te bewegen. De niet toegewezen kosten zullen moeten worden verhaald na de vaststelling van de definitieve bijdrage in de vergadering van eigenaren.

Contact Mira VvE-Beheer

Voor vragen over incasso kunt u contact opnemen met Mira VvE-Beheer.